DE  | EN | FR | IT

15.10.2019 - Outsourcing

Wer überregional Geschäfte tätigt, muss mehrsprachig kommunizieren, sprachlich und stilistisch einwandfrei, den lokalen Gegebenheiten angepasst. Ein professionelles Sprachdienstleistungsunternehmen wie SwissGlobal kann Sie umfassend beraten und unterstützen, mit einzelnen Dienstleistungen wie Übersetzungen, Transkreationen, Lektoraten bis hin zu massgeschneiderten multilingualen Unternehmenslösungen.

 

Was gilt es für Unternehmen oder Organisationen beim Einkauf von Sprachdienstleistungen zu beachten?

 

Selten: Einmaliger Übersetzungsbedarf, keine Komplexität

Beispiel: Sie haben ein einzelnes Dokument, das übersetzt werden muss. Der mehrsprachige Bürokollege beherrscht die Sprachkombination nicht, hat keine Zeit oder weilt in den Ferien. Vielleicht kennt er sich auch in der Thematik nicht aus, weil es sich dieses Mal um einen Rechtstext handelt. Was tun? Der Einkauf gestaltet sich in diesen Fällen recht einfach: Sie holen Offerten von Sprachdienstleistern ein, vergleichen die Angebote und entscheiden sich für einen Anbieter. Oder Sie vergeben den Auftrag direkt an das Übersetzungsbüro in der unmittelbaren Nachbarschaft. In solchen einfachen Fällen ist klar, was Sie brauchen – und mit etwas Glück finden Sie jemanden, der Ihnen genau das Gewünschte zum besten Preis liefert.

 

Öfter: Wiederkehrender Sprachdienstleistungsbedarf, höhere Komplexität

Der Regelfall, insbesondere im B2B-Bereich, ist allerdings eher, dass Sie wiederkehrenden und komplexeren Bedarf an fremdsprachigen Inhalten haben. Das gilt insbesondere für Unternehmen und Organisationen, die im überregionalen und internationalen Umfeld tätig sind und deren Stakeholder unterschiedliche Sprachen sprechen und sich in verschiedenen kulturellen Räumen bewegen.
Fremdsprachiger Inhalt kann sehr vieles umfassen: Ihre Website, den Geschäftsbericht, Compliance-Dokumente, Marketingmaterialien, Schulungsunterlagen, Rechtstexte, Manuals und vieles mehr. Sie haben wiederkehrenden Bedarf, mal geplant, mal ungeplant, mal mehr, mal weniger. Ihre Inhalte variieren bezüglich Thema, Sprache, Qualitätsanforderungen und Dateiformat. Mal brauchen Sie eine Fachübersetzung, dann ein Lektorat oder eine Transkreation. Sie stellen sich aber vielleicht auch folgende Fragen:


- Lassen sich Prozesse in der Zusammenarbeit effizienter gestalten?
- Kann Sprach- und Prozesstechnologie eingesetzt werden, um Kosten zu optimieren und die Konsistenz und Qualität der Texte zu erhöhen?
- Bekomme ich meine Stammlinguisten, auch zu Randzeiten und über das Wochenende?
- Und was geschieht eigentlich mit vertraulichen Kundendaten, die regelmässig die Firma verlassen?
- Gibt es Sprachdienstleistungsunternehmen, die mir als Partner zur Seite stehen und eine umfassende und nachhaltige Lösung für meine multilinguale Kommunikation anbieten können?
- Was gibt es für Möglichkeiten, die Reputation meiner Firma durch eine hervorragende mehrsprachige Kommunikation zu verbessern?

 

Sprachdienstleistungen professionell einkaufen

Professionelle Sprachdienstleistungsunternehmen wie SwissGlobal geben Ihnen Antworten auf diese Fragen.


Unternehmen und Organisationen, die wiederkehrenden und komplexeren Bedarf an fremdsprachigen Inhalten haben, sollten den Einkauf von Sprachdienstleistungen als umfassendes Outsourcing – die Auslagerung eines (Teil-)Geschäftsprozesses – an einen zuverlässigen und vertrauenswürdigen Partner verstehen.


Dabei gibt es einige wichtige Punkte und Besonderheiten zu beachten:

 

Sprachdienstleistungen als integraler Teil der Content-Erstellung

Die Kreation von Inhalten endet nicht mit der Finalisierung in der Originalsprache, sondern mit der Finalisierung in allen gewünschten Sprachen, und zwar angepasst an das Zielpublikum in unterschiedlichen Sprach- und Kulturräumen. Der Übersetzungsprozess, oder genauer der Lokalisierungsprozess, ist somit ein integraler und wichtiger Bestandteil der Content-Erstellung, nicht nur ein notwendiges Übel am Ende der Prozesskette.

 

Sprachdienstleister als Partner und Lösungsanbieter

Sprachdienstleister können den Prozess der mehrsprachigen Content-Erstellung umso eher optimieren, je mehr sie darin eingebunden sind. Sie sind nicht bloss Lieferant, sondern Partner. Es geht nicht um günstige Einkaufspreise, sondern um Prozesskostenoptimierung. Letztlich geht es um Lösungen, nicht um einzelne Übersetzungsaufträge.

 

9 Tipps, wie man das richtige Sprachdienstleistungsunternehmen findet

1.    Saubere Bedarfsanalyse und Auswahlprozess

Unternehmen und Organisationen empfehlen wir, möglichst früh einen spezialisierten Berater wie Language Box oder einen vertrauenswürdigen Sprachdienstleister ins Boot zu holen. Nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse kann der Berater wichtige Impulse geben, passgenaue Anforderungsprofile erstellen und Lösungsansätze aufzeigen. In dieser Phase ist auch zu entscheiden, ob eine Ausschreibung gemacht werden soll oder eher gezielt passende Sprachdienstleistungsunternehmen direkt kontaktiert werden.

 

2.    Qualifikation des Sprachdienstleisters

Arbeitet der Anbieter wirklich professionell? Ein Indikator ist die Zertifizierung nach ISO 17100 (Übersetzungsdienstleistungen) und ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem). Insbesondere ist zu prüfen, ob er zertifiziert ist oder nur eine Konformitätserklärung abgegeben hat. Denn nur im ersten Fall ist gewährleistet, dass die Einhaltung der ISO-Norm in einem Audit von einem unabhängigen Prüfungsunternehmen überprüft wurde.

 

3.    Spezialisierung auf Marktsegmente

Ein weiterer Hinweis auf die Qualifikation eines Sprachdienstleisters ist seine Spezialisierung auf ausgewählte Marktsegmente. Wer behauptet, alle Märkte in allen Sprachen und Fachgebieten professionell bedienen zu können, kann in der Regel die geforderte Qualität nicht liefern.

 

4.    Lösungsanbieter – nicht nur Übersetzungsbüro

Ist der Anbieter in der Lage, umfassende Lösungen rund um die multilinguale Kommunikation zu entwickeln und zu implementieren? Dies kann verschiedenste Services wie Texten, Editieren, Übersetzen, Transkreation, Dolmetschen, Terminologiearbeiten, die Erstellung von Stilrichtlinien etc. beinhalten. Ein anderer wichtiger Aspekt sind Sprach- und Prozesstechnologien – beispielsweise der Einsatz von Datenbanken mit bereits übersetzten Inhalten & Glossaren/terminologischen Begriffen, maschinellen Übersetzungsprogrammen, technischen Schnittstellen mit Kundensystemen wie etwa Content-Management-Systemen zwecks Prozessautomatisierung etc. Ein dritter Aspekt ist eher ressourcenorientiert: dedizierte Ansprechpersonen, lokale Nähe, Vor-Ort-Einsätze, Inhouse-Linguisten, Pikettdienste etc.

 

5.    Qualifikation der Übersetzer

Die Berufsbezeichnung «Übersetzer» ist nicht geschützt. Bei Unternehmen, die nach ISO 17100 arbeiten, können Sie von einer sehr guten Qualifikation der Übersetzer ausgehen, da die Norm die Anforderungen genau regelt: Übersetzer ohne Hochschulabschluss müssen über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in Vollzeit verfügen. Übersetzer mit Hochschulabschluss müssen diesen auf dem Fachgebiet des Übersetzens haben, andernfalls müssen sie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Vollzeit nachweisen können.


Auch die Mitgliedschaft in anerkannten Berufsverbänden ist ein Hinweis auf hochwertige Arbeit, denn die Verbände nehmen nur qualifizierte Personen auf und bieten Weiterbildungsprogramme an. In der Schweiz ist dies etwa ASTTI, in Deutschland der BDÜ oder in Österreich Universitas. Einen Überblick über die verschiedenen Berufsverbände weltweit finden Sie hier.


Nicht vergessen werden sollte auch die Qualifikation anderer involvierter Berufsgruppen, also etwa der Texter, Projektmanager etc. Auch diese Berufsbezeichnungen sind nicht geschützt. Für Texter beispielsweise gibt es in den einzelnen Ländern anerkannte Berufsverbände, in der Schweiz den Textverband.

 

6.    Datensicherheit / Datenschutz

Je mehr ein Sprachdienstleister in die Prozesse Ihres Unternehmens eingebunden ist, umso wichtiger werden Datensicherheit und Datenschutz. Schnittstellen und Prozesse sollten mindestens dasselbe Schutzniveau aufweisen wie Ihr Unternehmen. Unternehmen und Organisationen müssen die Kontrolle über ihre Personendaten, Geschäftsgeheimnisse und weitere vertrauliche Daten jederzeit sicherstellen. Sehr empfehlenswert ist deshalb eine Zertifizierung des Sprachdienstleisters oder seines IT-Partners nach ISO 27001 (Informationssicherheit).

 

7.    Preise und Verrechnungsgrundlage

Für den Preisvergleich ist es unerlässlich, die Verrechnungsgrundlage des Anbieters zu kennen. Es gibt keine Norm – jeder hat seine eigene Methode. Hier die wichtigsten Kriterien:


- Wortpreis: Preis pro Wort in der Ausgangs- oder Zielsprache. Unter Umständen kann der Preis nach Sprachkombination, Textart und Qualität stark variieren. Wichtig ist, zu prüfen, was inkludiert ist: eine Übersetzung mit oder ohne Korrektorat, mit oder ohne Revision/Lektorat, eine maschinelle Übersetzung mit Postediting etc.
- Zeilenpreis: wie oben, aber ein Preis pro Zeile. Usus in der Schweiz ist die Berechnung mit 50 bis 60 Zeichen (inkl. Leerzeichen) pro Zeile der Ausgangssprache
- Normseite: standardisierte Berechnungsgrundlage, üblich sind 30 Zeilen pro Seite
- Stundensatz: verbreitet für Leistungen wie Texten, Lektorat, Transkreation, Terminologiearbeiten sowie Layout-Arbeiten
- Tagessatz: typischerweise beim Konferenz-Dolmetschen oder bei Vor-Ort-Einsätzen

8.    Rabatte, Zuschläge und Pauschalen

Weiter gilt es, die Angebote auf Rabatte (etwa für Frühbucher, bei bereits übersetzten Inhalten, bei hohen Volumen etc.), Zuschläge (für Expressaufträge, Projektmanagement, bestimmte Textsorten etc.) und Mindestpauschalen (bei Kleinaufträgen) zu prüfen.

 

9.    Klare vertragliche Regelung

Idealerweise regeln Geschäftskunden und Sprachdienstleister den detaillierten Leistungsumfang, Rechte und Pflichten, Preise und Konditionen etc. in Rahmenvereinbarungen / Service Level Agreements. Damit werden die spezifischen Bedürfnisse und Vereinbarungen der Parteien in massgeschneiderten Verträgen festgehalten.

 

Fazit: Gemeinsam ist besser – wir unterstützen und übersetzen gerne!

Der Einkauf von Sprachdienstleistungen ist ein vielschichtiger Prozess. Sie kaufen dabei nicht einzelne Produkte oder Dienstleistungen, sondern lagern einen (Teil-)Geschäftsprozess aus. Sie suchen nicht einen Lieferanten, sondern einen zuverlässigen Partner. Nicht der Einkaufspreis ist entscheidend, sondern die Prozesskostenoptimierung. Qualität in der externen Kommunikation ist ein Muss – denken Sie an die Reputation Ihrer Firma. Ebenso Datensicherheit und Datenschutz, die zunehmend an Bedeutung gewinnen.


Wenn Sie die 9 Tipps zum erfolgreichen Einkauf von Sprachdienstleistungen befolgen, dann haben Sie zentrale Elemente Ihrer multilingualen Kommunikation im Griff. SwissGlobal unterstützt Sie gerne dabei – kontaktieren Sie uns.

 

Dienstleistungen von SwissGlobal

 

- Unternehmenslösungen

 

- Übersetzen


- Stammübersetzer

 

- Vor-Ort-Einsatz

 

- Rahmenvertrag und SLA


- Business Process Outsourcing