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05.11.2019 - Unternehmenskommunikation

Terminologie und Corporate Language:
Wie die Digitalisierung die Qualität von Übersetzungen erhöht

Es gibt unzählige Arten, wie wir etwas sagen können. Doch was des Poeten Freud, ist des Kommunikationsprofis Leid. Denn für die erfolgreiche Positionierung eines Unternehmens braucht es eine stringente Kommunikationspolitik. Dazu gehören unter anderem die Einhaltung entsprechender Fachterminologie und ein einheitlicher Schreibstil – und zwar über alle Unternehmenssprachen hinweg. Das ist mitunter eine grosse Herausforderung. Um die Einhaltung der Corporate Language und eine konsistente Terminologie zu gewährleisten, nutzen Übersetzungsbüros heutzutage spezialisierte Computerprogramme.

Die Probleme inkonsistenter Terminologie

Der Warentrenner ist der Stab, mit dem Sie im Supermarkt Ihre Waren von denen der anderen Kunden abgrenzen. Und er ist ein Paradebeispiel für terminologische Hürden. Der Warentrenner wird auch Warentrennstab, -trennholz, -teiler, -separator, Kassentrenner, Kundentrenner, -trennstab oder -trennholz genannt. Es sind zudem weitere, lokal gebräuchliche Begriffe bekannt (zum Beispiel Kassentoblerone). Der Warentrenner ist aber keinesfalls mit dem Warenteiler zu verwechseln. Dieser bezeichnet die Trennwand zwischen den Waren in den Regalen. Es ist kompliziert.

Dem Konsumenten kann das egal sein. Doch die Probleme beginnen bereits beim Verkaufspersonal. Was sagt der Angestellte seinem Vorgesetzten, wenn er mehr Warentrenner braucht? Und was bestellt der Vorgesetzte beim Hauptsitz? Mit ein wenig Pech werden am Ende Warenteiler statt Warentrenner geliefert. Das kostet Zeit. Und Geld.

Dass eine inkonsistente Terminologie auch zu schwerwiegenderen Problemen führen kann, zeigt sich in Branchen mit hohen Sicherheitsansprüchen und straffen Zeitplänen. Einem Piloten, der mit einem Fluglotsen kommuniziert, bleibt keine Zeit, allfällige Missverständnisse zu klären. Und er ist darauf angewiesen, dass der Lotse die (Not-)Situation sofort versteht. Das funktioniert nur, wenn alle vom selben reden. Und zwar nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch darüber hinaus.

Um dies langfristig sicherzustellen, muss Terminologie nicht nur als übergreifendes, sondern auch als dynamisches System verstanden werden: Wo Neues geschaffen wird, entstehen auch neue Begriffe und emergieren alternative Bedeutungen. So ändert sich die Sprache mit der Welt.

Die Corporate Language

Nichtsdestotrotz etablieren Unternehmen auch eine individuelle Sprachvarietät, die sogenannte Corporate Language. Die Corporate Language bezeichnet den individuellen Sprachstil eines Unternehmens und trägt nicht nur zur Vermeidung von Missverständnissen bei, sondern ist auch ein wesentliches Element für einen konsistenten Markenauftritt und erfolgreiche Reputationsarbeit.

Viele grössere Unternehmen verfügen daher über interne Sprachrichtlinien. Diese können nebst stilistischen Vorgaben zur Tonalität, dem Umgang mit männlichen und weiblichen Formen, Schreibweisen von Zahlen usw. auch eine Terminologieliste mit verbotenen und erlaubten Begriffen enthalten. Um die Einhaltung der Sprachrichtlinien sicherzustellen, braucht es allerdings aufwändige Qualitätssicherungsprozesse. Denn eine Corporate Language erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie sich auch konsistent durch die gesamte Kommunikation eines Unternehmens zieht.

Zu viele Köche verderben den Brei – und die Corporate Language

Die erfolgreiche Etablierung einer Corporate Language mittels Sprachrichtlinien ist schon innerhalb des eigenen Unternehmens keine einfache Sache. Richtig schwierig wird das Ganze aber, wenn ein Unternehmen mit externen Sprachdienstleistern zusammenarbeitet. Zwar kann das Unternehmen dem externen Partner seine Sprachrichtlinien zur Verfügung stellen, doch diese erstrecken sich schnell über 20 oder mehr Seiten. Dass ein Texter oder ein Übersetzer aus Versehen einen verbotenen Begriff oder das falsche Zahlenformat verwendet, ist beinahe vorprogrammiert. So werden im Laufe der Zeit aufwändig erarbeitete Sprachrichtlinien untergraben, was zu inkonsistenten Texten und zur Verwässerung einer ursprünglich messerscharf definierten Kommunikationsstrategie führt.

ISO-zertifizierte Übersetzungsbüros müssen daher über ein Verfahren verfügen, mit dem Informationen zu sprachlichen Vorgaben in geeigneter Weise dokumentiert und an die Übersetzer weitergeleitet werden. Dies ermöglichen spezialisierte Computerprogramme.

Konsistente Übersetzungen dank CAT-Tools

In der Übersetzungsbranche haben sich während der letzten Dekade Computerprogramme etabliert, die die Qualität und die Konsistenz der Übersetzungen um ein Vielfaches erhöhen können. Sogenannte CAT-Tools (CAT steht für computer-aided translation: computerunterstützte Übersetzung) sind jedoch nicht zu verwechseln mit maschinellen Übersetzungsprogrammen. Die maschinelle Übersetzung bedient sich künstlicher Intelligenz und funktioniert nach dem Prinzip Babelfish: Der Nutzer gibt einen zu übersetzenden Text ein und erhält innert Sekunden eine – im Idealfall – korrekte Übersetzung.

Wer im Gegensatz dazu ein CAT-Tool erwirbt, erhält ein Programm, aber kein vorgefertigtes Wörterbuch und keine Textsammlung. Die Datengrundlage für die Übersetzungen wird aus bereits für den Kunden erstellten Übersetzungen zusammengestellt. Das Grundprinzip ist dabei relativ simpel: SwissGlobal oder der Übersetzer lädt einen zu übersetzenden Text in das CAT-Tool, den dieses in Segmente (normalerweise ein Segment pro Satz) teilt. Der Übersetzer trägt seine Übersetzung Segment für Segment ein. Nach Abschluss der Übersetzung werden die Segmente in einem Translation Memory gespeichert. Translation Memorys sind also nichts anderes als Sammlungen ausgangs- und zielsprachlicher Segmente. Grundsätzlich wird bei SwissGlobal aus Sicherheits- und Konsistenzgründen pro Kunde ein Master Translation Memory angelegt und zentral verwaltet. Erhält der Übersetzer nun zu einem späteren Zeitpunkt einen weiteren Auftrag desselben Kunden mit ähnlichen oder gleichen Textteilen, erkennt das CAT-Tool dies und schlägt die entsprechende Übersetzung vor.

Mit dem CAT-Tool lassen sich zudem Glossare, sogenannte Terminologiedatenbanken, erstellen. Diese können mit einem kundenspezifischen Wörterbuch verglichen werden und leisten einen weiteren wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung im Übersetzungsprozess. Im Gegensatz zum Translation Memory, das automatisch mit jeder Übersetzung wächst, werden Terminologiedatenbanken manuell erstellt. Sie enthalten unternehmensspezifische Begriffe, deren Übersetzung(en), verbotene Synonyme, Definitionen usw. Öffnet der Übersetzer ein Dokument zur Übersetzung, erkennt das CAT-Tool die in der Terminologiedatenbank vorhandenen Begriffe und zeigt die entsprechende Übersetzung an. Und es weist den Übersetzer darauf hin, wenn er einen verbotenen Begriff verwendet.

Ist die Rohfassung einer Übersetzung erstellt, lässt sich diese mit der im CAT-Tool integrierten Qualitätsprüfung nach potenziellen Fehlern wie Wortwiederholungen, fehlenden Zahlen, abweichenden Formatierungen usw. durchsuchen. Das spart viel Zeit und mühsame Kleinstarbeit.

Übersetzungen einmal zahlen und mehrfach nutzen?

Translation Memorys und Terminologiedatenbanken erleichtern nicht nur den Alltag von Übersetzungsdienstleistern, sondern tragen auch wesentlich zur Qualitätssicherung eines mehrsprachigen Auftritts und zur Einhaltung der Corporate Language bei. Und sie rechnen sich für den Kunden. Denn CAT-Tools ermöglichen es, Übersetzungen auf sehr effiziente Art und Weise zu recyceln. Davon profitieren auch die Kunden des Schweizer Übersetzungsbüros SwissGlobal.

Wünscht ein Kunde eine Offerte, analysiert SwissGlobal den zu übersetzenden Text mithilfe des CAT-Tools. Das CAT-Tool gleicht den Text mit dem Translation Memory ab und liefert die Anzahl der Matches, also der gleichen oder ähnlichen Segmente, die bereits im Translation Memory vorhanden sind. Die Matches gliedern sich dabei in mehrere Kategorien, je nach Grad der Übereinstimmung mit dem Translation Memory. Zusätzlich zeigt die Analyse die Anzahl Wiederholungen innerhalb des Textes. So wird ersichtlich, wie viele Zeichen tatsächlich neu übersetzt werden müssen. Und der Kunde erhält einen entsprechenden Rabatt. Ganz nach dem Motto «Übersetzungen einmal zahlen und mehrfach nutzen».

Eine langfristige Partnerschaft mit einem Übersetzungsbüro lohnt sich

Bei SwissGlobal profitieren Kunden mit regelmässigen Aufträgen aber nicht nur von einem schnell wachsenden Translation Memory. Professionelle Terminologen und Stammübersetzer analysieren auf Wunsch laufend die übersetzten Texte und sorgen dafür, dass die unternehmensspezifische Terminologiedatenbank stets auf dem neusten Stand ist. Das erhöht nicht nur die Konsistenz der Übersetzungen, sondern ermöglicht dank geringerem Rechercheaufwand auch schnellere Durchlaufzeiten. Regelmässige Kunden können zudem von individuellen Rahmenverträgen profitieren. Allfällige Volumenrabatte und kundenspezifische Konditionen sowie dedizierte Ansprechpartner werden darin vereinbart und festgehalten.

SwissGlobal ist nach ISO 9001 und ISO 17100 zertifiziert und bietet seinen Kunden höchste Qualität, innovative Dienstleistungen und persönlichen Service. Die Mitarbeitenden des Schweizer Übersetzungsbüros verfügen dank langjähriger Erfahrung in der Übersetzungsbranche und branchenrelevanter Ausbildung über fundiertes Fachwissen. So garantiert SwissGlobal nachhaltige Dienstleistungen, langfristigen Kundennutzen und eine konsistente Corporate Language über alle Sprachen hinweg.

Dienstleistungen von SwissGlobal

- Unternehmenslösungen
 
- Übersetzen
 
- Terminologie
 
- Digitalisierung und Beratung

- Business Process Outsourcing